W dniu 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie istotne z punktu widzenia stron stosunku pracy zmiany w prawie. Do najważniejszych z nich należy szczegółowe uregulowanie obowiązków pracodawcy w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zmiana podstawowego sposobu wypłacania wynagrodzenia.
Z punktu widzenia pracowników i zwykłego funkcjonowania przedsiębiorstwa najistotniejsza zmiana dotyczy art. 22[1] § 2 k.p. – od stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał prawo żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Jest to związane ze zmianą art. 86 § 3 k.p. Podstawową formą wypłaty wynagrodzenia pracownikowi ma być bowiem przelew na rachunek płatniczy. Do rąk własnych wynagrodzenie będzie można wypłacić tylko wtedy, gdy pracownik złoży taki wniosek.
W dalszej kolejności uchylono art. 241[25a] k.p., który definiował reprezentatywną zakładową organizację związkową – od stycznia Kodeks pracy będzie odsyłał w tej materii do ustawy o związkach zawodowych, która także ulega modyfikacji w omawianym terminie.
Największa część zmian dotyczyć będzie dokumentacji pracowniczej. W art. 94 (zawierającym przykładowe obowiązki pracodawcy) zmodyfikowano punkty 9a i 9b. Od stycznia pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej (przy czym obie formy będą tak samo ważne) dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (uznano to również za legalną definicję dokumentacji pracowniczej). Wskazano sposób przechowywania dokumentacji – ma być taki, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności, a także który chroni ją przed zniszczeniem. Doprecyzowano również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – jest to okres zatrudnienia oraz okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania.
Okres przechowywania dokumentacji jest także związany z ewentualnym postępowaniem w sprawie pracowniczej. Jeżeli dokumentacja stanowi lub może stanowić w dowód w takim postępowaniu, pracodawca (jeśli jest stroną tego postępowania) musi przechowywać dokumentację do czasu prawomocnego zakończenia sprawy, nie krócej jednak niż w terminach opisanych wyżej. Jeśli natomiast pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania w którym nie jest stroną, podstawowy okres przechowywania przedłuża się o 12 miesięcy. Po tym czasie pracodawca zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni od odebrania zawiadomienia, a jeśli pracownik w tym czasie dokumentacji nie odbierze – pracodawca zawiadamia go o zniszczeniu dokumentacji.
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z pracownikiem w okresie, gdy dokumentacja musi być przechowywana, pracodawca po prostu będzie kontynuował jej prowadzenie. W tej sytuacji okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
Dodatkowe obowiązki pracodawcy pojawią się także w sytuacji, gdy stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnięciu. Wraz ze świadectwem pracy pracodawca powinien wydać pracownikowi (w formie papierowej lub elektronicznej) informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji;
- możliwości odbioru dokumentacji w terminie 1 miesiąca kalendarzowego po upływie okresu przechowywania dokumentacji;
- zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania w terminie.
Zgodnie z nowo wprowadzonym art. 94[7] k.p. pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór. Jeśli jednak w tym czasie były pracownik się po nią zgłosi – powinna ona zostać wydana (oczywiście przy założeniu, że nie została jeszcze zniszczona).
Pracodawca ma możliwość zmiany formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Istnieją dwa kierunki takiej zmiany:
- zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym;
- zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Z powyższą zmianą wiążą się dodatkowe obowiązki informacyjne. Pracodawca ma obowiązek w sposób u siebie przyjęty poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. Byłego pracownika także należy poinformować o możliwości odbioru poprzedniej wersji dokumentacji w terminie 30 dni od zawiadomienia. Po upływie tych terminów poprzednią wersję dokumentacji można zniszczyć.
Jeśli pracownik lub były pracownik zmarł, poprzednią wersję dokumentacji mogą odebrać członkowie rodziny (m.in. dzieci – w tym dzieci małżonka i adoptowane – przyjęte na wychowanie wnuki i rodzeństwo, małżonek oraz rodzice). Pracodawca ma obowiązek wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek tych osób albo samego pracownika (byłego pracownika), jeśli żyje. Wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej.
By zapewnić przestrzeganie powyżej wprowadzonych zasad, ustawodawca zmodyfikował katalog wykroczeń obejmujący teraz także sytuacje, w których pracodawca nie przechowuje dokumentacji w wymaganym okresie.
Od stycznia 2019 r. duże zmiany wprowadzono także w ustawie o związkach zawodowych. Kluczowym elementem nowelizacji jest umożliwienie osobom świadczącym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (w tym umowy zlecenia) oraz jednoosobowym przedsiębiorcom tworzenia i wstępowania do związków zawodowych na takich samych zasadach, jak pracownicy. Osoby te zyskają wszystkie uprawnienia z tym związane – w tym możliwość zwolnienia od pracy zawodowej na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności czy szczególną ochronę działaczy związkowych przed rozwiązaniem lub niekorzystną zmianą umowy.
Wprowadzone od stycznia 2019 r. zmiany nie są może tak rewolucyjne jak zapowiadane przez rząd modyfikacje czasu pracy czy wypłacania wynagrodzenia za nadgodziny, niemniej jednak wpłyną na funkcjonowanie prowadzonych w Polsce przedsiębiorstw. Dlatego istotne jest, by z odpowiednim wyprzedzeniem się do nich przygotować – brak działań ze strony pracodawców może bowiem skutkować odpowiedzialnością za wykroczenia.
Opracował: adwokat Michał Wysocki